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项目教学法在秘书实务课程中的运用

2020-04-30  |  作者:现代职业教育杂志  |  栏目:论文中心

作者:张晓敏 本文字数:2493
  [摘           要]  秘书实务课程以虚拟的海天灯业有限公司要召开的股东大会为总项目,把需要训练的秘书工作化作一个个项目,体系化地在管理过程中,以秘书实务课程为依托,逐一训练各种秘书工作从业技能。实践证明,体系化的项目教学法提高了学生的积极性,增强了训练的实战性,有效解决了案例分析法和情景模拟法的弊端,学生的临场应变能力、团队合作能力也得到全方位的提高。
  [关    键   词]  秘书实务;项目教学法;管理过程;体系化;实战性
  [中图分类号]  G642                 [文獻标志码]  A              [文章编号]  2096-0603(2019)35-0016-02
   秘书实务作为秘书学专业一门实践性很强的专业核心课程,其教学目的就是使学生掌握各项秘书工作的主要内容、一般规律、操作规范、实施程序、具体要求以及注意事项,以培养和提升学生的秘书职业能力。为了提升秘书实务课程的教学质量,学界同仁已经较为广泛地运用了案例教学法、情景模拟教学法等。这些方法一定程度上增强了学生的参与度,提高了学生上课的积极性。但是,其弊端也日益明显,一是案例背景太过简单,实施过程中经常出现具体问题具体分析的情况;二是有些案例存在太强的人工加工痕迹,距离实际工作太远,缺乏实战性;三是情景模拟在一时的新鲜感之后,变成了情景剧表演,有时还有纸上谈兵之嫌。更重要的是,具体的秘书工作都是在辅助领导管理过程中产生的,是管理工作中的一个环节。情景模拟和案例分析很难照顾到整个管理过程,这样就无法让学生在从整个管理过程的角度来考虑具体的秘书工作,无形中降低了实践的有效性。
   怎样既能让学生切实得到具有实战意义的秘书工作技能训练,成为秘书学专业实践教学中一个迫切的问题。21世纪以来,高职院校开设推广使用项目教学法,并有不少研究成果问世,比如顺德职业技术学院钟伟华老师《浅谈项目教学法在文秘专业课程教学中的运用》一文,充分肯定了项目教学在文秘专业课程中运用的价值和意义,并从考核评价方式、课内外联动、对教师的要求等三个方面给出意见和建议;江西旅游商贸职业学院的袁红兰、汕尾职业技术学院李争娃都在秘书实务课程中运用了这种方法,分享了自己的做法和思考。但是,项目教学法在本科高校的秘书学专业却未得到普遍推广。为此,笔者近几年开始在秘书实务课程中进行项目教学法的实践。我们的秘书实务课开设两个学期,通过上学期的一场股东代表大会和下学期一次分组调研把所有秘书工作囊括其中,系统训练。经过不断改进,取得了一定的成效。现选取其一——股东代表大会,把我们的主要做法与思考汇报如下,希望得到方家的指点。
   一、项目教学法在秘书实务课程中的运用
   (一)成立公司,各司其职
   学期初,学生成立虚拟的海天灯业有限公司。公司按照现代企业的组织架构,设总经理(兼任董事长)一名,总会计师一名,副总会计师两名,副总经理四名。公司秘书部门为行政部,设主管一名,行政部专员四名;各职能部门设助理两名,不再另设办公室。班长任总经理,在总经理主持下,产生各职位人选,确定工作职责,确保每位学生有一个职位。课程教学中,学生之间以职务相称,同一部门人员坐在一起,便于商讨工作。
   (二)以“会”统领,把秘书工作纳入其中
   以11月30日的股东代表大会为统领,把相关秘书工作纳入其中,在筹备股东代表大会中锻炼涉及的秘书工作,,主要工作内容如下:
   1.文书类:制作《会议筹备方案》《会务工作程序表》、会议通知、会议日程表、总经理报告、总会计师年度分红方案及说明、总经理开幕词、闭幕词、会议记录、会议纪要、会议简报等。
   2.档案类:随时收集会议当中形成各类文件,会后形成完整的股东代表大会档案。
   3.会务类:接打电话、收发邮件,联系各个股东代表、租借会议场地、参观用大巴、采买办公用品及其他必需品以及会议组织各方的协调沟通等。
   4.服务类:接站、会议报到、会场布置、会中服务、股东返程、用品及场地清退。
   5.督查组:督促检查整个过程中各个项目的进展,及时反馈给相关部门负责人,直至总经理。
   6.财务报销、会议档案的形成与保存、会务工作总结。
   每项工作的具体流程如下:
   1.明确项目任务:比如制定会议通知、确定与会代表名单等;
   2.制定计划:学生制定工作流程,教师审查并给予指导;
   3.实施计划:学生根据各自职务明确分工,合作完成;
   4.检查评估:学生课后完成任务,课堂演练或叙说完成过程并展示成果,逐一自我评估,评委代表评估,教师评价;
   5.归档或应用:记录过程资料,归档或用作下一步活动的材料,比如会议通知制定好之后,就不仅仅归档,也作为发出会议通知部分的材料应用。
   (三)体验式评价
   按照时间顺序,从会议筹备开始,涉及的部门和人员演练,其他人担任评委。按照规定的工作流程和所涉及人员的现场表现及整体效果进行评分,并指出不足之处。在此基础上,逐步完善,形成各项工作的评价指标体系。
   (四)随时反馈信息
   由学习委员、生活委员和心理健康委员组成班级信访小组,通过对信访工作的具体知识和《中华人民共和国信访条例》的学习,执行班级工作和本课程项目教学法实施中信息的反馈,及时发现项目化教学中存在的问题,并尽早解决。

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