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无纸化会议系统建设思路

2020-06-24  |  作者:现代职业教育杂志  |  栏目:论文中心

作者:余友辉 本文字数:2491
  [摘           要]  随着国家网络技术和信息技术的迅猛发展,多媒体已经应用在工作和生活的各个领域。在日常会议中,人们的要求越来越高,不再局限于话筒、纸张、笔和投影仪等,而是借助高新科技,通过互联网技术帮助会议更好、更便捷、高效地进行,使得会议系统更加现代化,紧跟时代发展。围绕无纸化会议系统的组成、功能和优点,阐述无纸化会议系统的建设架构。
  [关    键   词]  无纸化会议系统;组成;功能;建设架构
  [中图分类号]  TP311.5             [文献标志码]  A            [文章编号]  2096-0603(2019)30-0116-02
   随着大数据时代的到来,信息技术渗透到生产生活的方方面面。无纸化会议系统就是在计算机网络技术和信息技术基础上产生的新事物。高校采用无纸化会议系统是积极响应国家号召,节能降耗、低碳环保,建设美丽中国,在积极主动保护环境的同时大大提高了会议效率和保密性、减少经费开支。
   一、传统会议系统的不足之处
   (一)会议安排繁琐,费时费力,浪费资源
   会议召开前的各项准备工作过程繁琐并且工作量大。采用纸质的会议资料打印分发费时、费力。遇有临时变动还需对会议材料进行重新整理、打印、分发,造成了极大的浪费。会议还要打印并摆放桌牌,会中研讨、会后资料汇总收集也非常繁琐,需消耗大量的纸质材料。
   (二)会议召开的成效大打折扣
   在传统的会议中,因为采用纸质文档,会议材料各自独立使用,无法共享。参会者需要花费很多精力才能与发言人的进度保持一致,这将影响会议的效果。
   (三)会议形式单一
   在传统会议中,因为没有融合音视频、图片、文字等多种表现形式,会议过程相对而言比较枯燥,内容和形式比较单调。特别是对一些比较抽象的内容或复杂的议题,无法引入多媒体增强效果,造成参会人员难以快速理解并把握其核心思想。
   二、无纸化会议系统建设的必要性
   现阶段,会议进行的程序基本相同,首先是会议签到,之后是有序入座、会议介绍等,这些流程结束后才开始进入真正的会议主题,这不仅浪费了时间,而且对会议进行记录十分不便,不能实时掌握大家的想法,最终影响会议结果。因此,无纸化会议系统的使用与推广是十分有现实意义的。
   无纸化会议系统不仅免除打印,提高会议保密性和工作效率,还可以节省时间、资金、人力资源的消耗。无纸化会议系统终端把各种会议服务功能集合在一起,与会人员只需要通过会议系统无纸化终端就可以实现各种会议操作,极大地提高了会议效率。高校无纸化会议系统建设不仅仅是顺应时代潮流发展,响应国家号召实现无纸化办公。更重要的是,无纸化会议系统建设是时代的产物,,是电子政务发展的方向,能确保信息安全,减少大量不必要开支,减少大量的人力资源消耗,提高办事效率,同时也可以彰显高校独特的文化内涵。
   三、无纸化会议系统的定义、构成及功能
   无纸化会议系统是一种利用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术、互联网技术把传统会议模式人工智能数据化的技术。
   (一)无纸化会议系统的主要构成
   通常无纸化会议系统的构成包括软件和硬件两部分,主要由无纸化会议服务器、流媒体服务器、会议操作管理终端、参会客户终端、大屏幕显示系统、视频音频系统、无纸化会议系统支撑软件(包括服务端软件和客户端软件)等部分构成。
   (1)无纸化会议服务器负责实现会议系统中的会议管理、参会人员管理、参会人员权限管理、对会议终端进行唤醒以及会议资料、数据等信息的管理、存储、发送,在整个无纸化会议系统中居于核心地位。
   (2)会议操作管理端是会议管理系统的控制端,可以通过会议服务管理软件对无纸化会议服务器进行各种操作,实现对无纸化会议系统的各种控制,例如,座位安排、电子桌牌显示、会议资料录入、分发、对各客户终端进行权限设置、会议背景设置等。
   (3)参会客户终端通过有线网络或是加密无线网络接入无纸化會议系统,参会用户可以通过用户终端进行会议签到、审阅和修改会议材料并标注意见,还可以根据权限设置进行同屏操作。参会客户终端是实现纸质文件电子化的会议工具。
   (4)大屏幕显示系统主要包括以下大屏服务器和显示大屏。会议的背景和会议的内容可以通过大屏进行图文并茂显示,方便参会者讨论和交流。
   (5)视频音频系统主要由视频系统、扩音系统组成,可以对各种媒体进行处理,并可以进行会议现场录音录像、扩音等。
   (6)流媒体服务器主要负责对视频、音频、图像等各种媒体进行处理。
   (二)无纸化会议系统的主要功能
   无纸化会议具有丰富的功能,可以使得会议更加高效地进行,还可以使会议更好把控,会议系统依靠先进的科学技术,使得与会人员不仅可以线上签到,获得资料,还可以演示文稿批注修改意见,表达观点等。无纸化会议系统能够很好地适应多种会议场合的要求,通过互联网技术和多媒体技信息技术让大家很快进行响应,极大地缩短了时间,使会议更加有效地进行,节约了时间。
   四、无纸化会议系统的优点
   (一)免打印、免销毁、省时又省力
   高校采用无纸化会议系统把会议内容电子化,可以减少大量纸张使用,这样既可以减少办公费用的投入,同时又能在节省大量人力资源成本的基础上履行保护环境的义务,还积极响应了国家对绿色低碳无纸化办公的号召。

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