综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨
【 正 文】
馆藏档案数字化，是近年来跟着信息技术的飞速成长，档案界为实现档案数字化打点和成立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有必然范围，其档案操作具有较大成长空间，物质根本和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些发家地域区、县一级档案馆进行。这是一部门国家综合性档案馆顺应社会信息化的成长趋势，在实行档案资源信息化历程中采纳的一项有力法子，其意义十分深远，它不只能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向差异条理的和操作者提供长途档案信息查阅处事成为可能，由此根天性地改变传统的档案查阅方法，为档案信息资源遍及方便地为社会所用开辟一个十分辽阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理惩罚到能够以数字方法提供操作，出格是长途操作，个中包括较高的制作和运营本钱，因此要求提供操作的数字化档案具有相当的“质量”，也就是说被提供的数字化档案不能逗留在原始和粗框状态。为了解决提供操作的数字化档案的“质量”问题，档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时，果真和通过网络长途提供操作的数字化档案，要求其内容必需是适合向社会果真的，因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是一定之题（已经经过开放鉴定的例外）。一般来说，国家综合档案馆馆藏档案的根本状况，包罗每个全宗内档案组成的公道水平，每个案卷的组合质量，东倒西歪，有一部门档案组卷质量很高，十分精练简洁，卷内每份文件都具有实质性内容，很说明问题，如果从中剔除任何一份文件，城市感想整个案卷会发生缺陷，对付具有这样质量的档案，除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外，显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的，但实际上在馆藏档案中能够到达这种标准的档案很少，出格是上个世纪70年代以前形成的档案，由于历史的原因，这些档案的根本状况大都很不抱负，经常是“鱼龙稠浊”，有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起，对付这样的档案进行数字化，必需在事前进行鉴定，通过鉴定，剔除那些无关紧要或毫无价值的文件，留下反应历史历程本质的质料，从而使数字化的档案是“货真价实”，真正具有参考和研究价值，能够派用处的档案，
从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发，档案在数字化之前进行的鉴定有别于传统的档案价值鉴定。也不是纯真为了解决开放而进行的开放与否的划控鉴定，它是一种综合性鉴定，既包括对开放鉴定做拾遗补缺的工作，更包袱着“去粗取精”、存真留实的责任，其目的就是通过鉴定，提供组合精练、内容充分、没有“水分”的原始档案进行数字化，从而担保了对档案进行数字化处理惩罚的高投入能够获得高效率的应用。
1.数字化鉴定工作的筹谋 数字化鉴定工作的筹谋主要包罗对首选拟进行数字化档案的考虑和确定、拟进行数字化鉴定档案根本状况的观测、鉴定重点的掌握等方面。由于档案数字化进度按页计算，一个综合性档案馆在馆藏档案数字化方面要到达范围效应.哪怕是占馆藏档案的10％或20％，都需要经历一个庞大而漫长的历程，因此在实施馆藏档案数字化时必需在对馆藏档案进行观测的根本上制订出数字化打算，挑选出急需进行数字化的全宗。按照数字化档案主要着眼于用的指导思想，选为首批进行数字化的全宗必需切合以下条件：（1）很有操作价值，操作频率高；（2）整理的根本状况较好；（3）适合向社会公家开放。有的时候，固然某些全宗的整理状况不很抱负，但操作频率高，且档案破损严重，为掩护档案原件起见，也可以将这些全宗列入数字化首选队列。
二、数字化鉴定的原则
2.档案数字化鉴定工作的组织 档案数字化鉴定工作的组织同档案价值鉴定、开放鉴定一样，包罗一系列内容，其主要内容包罗数字化鉴定细则的制订、鉴定人员的培训和严密的鉴定措施的成立等。
1.精炼原则 数字化档案从档案的原始状态到能够长途提供查阅的数码状态，期间要经过数字化扫描、数据存储整理和相应检索干系的成立等一系列工作，需要必然的人力物力投入和技术支撑，在此环境下，为了使这些工作更具有价值和浮现效益，要求提供数字化的档案必需有比力密集的容量，精炼原则即从这一方针出发，要求鉴定人员在进行鉴按时贯彻精炼思想，剔除反复件和无价值的文件，挤掉案卷的水分，出格是对付那些本来臃肿错乱的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些无关紧要和可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合很是精炼，最集中地反应历史勾当的真貌。从挤掉案卷的水分来说，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典范的例子。虽然如果从深条理的专题研究需要出发，某些操作者会认为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式颁发稿固然主体内容沟通，但在细节上存在差别，因而都具有重要的价值，因为它们从差异的侧面记录和反应了某份文件的最后形成历程。我们并不完全否定这样的观点，但是认为在凡是的档案操作群体中，像这样很专业的操作者究竟是少数，如果都凭据这样的要求来进行数字化，则数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍，其制作和运营本钱也相应提高，而在大大都环境下，仅仅操作正本即能满足操作者的需要，因为文件的正本反应了最根基最主要的历史状况。从进行数字化投入产出的计谋考虑，我们显然不能为了个体操作者的出格需求而作几倍的投入，况且原始实体档案依然存在，如果确有需要，操作者还可以专门查阅原始实体档案，以解决其非凡的问题。由此可见，精炼原则主要是从减少数字化本钱出发，同时也是从绝大大都操作者的操作需求出发，并不包罗满足个体操作者的非凡需求，
数字化鉴定的复审和审批，同档案开放鉴定等复审和审批一样，在本质上没有多大区别，之所以要进行复审和审批，主要出于担保鉴定质量的考虑，防备在低级或二级鉴定中呈现不切合要求的环境，将可能呈现的错误降到最低水平，减少因具体操纵的失误造成某种损失。正因为复审和审批具有最后把关的意义，所以此一环节的工作也不能忽视。虽然由于人力方面的因素，复审和审批不行能也没有须要像低级鉴定和二级鉴定那样从新到尾再来一遍，但对个中的一部门案卷进行重点抽查复审则是可取的，只有在重点抽样根本长进行的复审，才是比力可靠的复审，才气够在真正意义上把好数字化鉴定的质量关，从而确保数字化档案在实际使用中显示其应有的效应。
总之，综合性档案馆实施档案数字化打算，在选择哪些档案进行数字化方面，切忌盲目性，事先必然要进行科学的筹谋，甚至须要的观测和论证，切实将那些既有须要又能够取得实际操作效果的档案资料进行数字化，以此来达到档案数字化的目的，防备因选择的盲目性而导致数字化档案操作的冷落局面。
以上三项原则，可以说是三位一体，密不行分，即在贯彻精炼原则时不行不兼顾存史原则和操作优先原则，而在贯彻存史原则时也不能舍弃精炼原则，在考虑操作优先原则时虽然也不能违背精炼原则。在数字化鉴定的实际操纵中，只有对此三项原则作通盘考虑和综合应用，才气确保数字化鉴定具有相当的质量，到达预期的效果。反之，现代职业教育编辑部，则可能左支右绌，或重精炼而忽视存史，或重存史重操作优先而达不到精炼的功效。
近年来，跟着信息技术的遍及应用，一些档案馆开始实施数字档案馆打算，或开始对部门馆藏档案进行数字化处理惩罚，以便为此后实现档案全文信息网络化查阅作筹备，但馆藏数量较大的单元很快都遇到了一个棘手问题：挑选什么档案进行数字化？在确定将某一全宗档案进行数字化时，又面临是否将所有档案部进行数字化的难题？在对馆藏档案进行数字化时，面对着错乱纷繁甚至“鱼龙稠浊”的档案，各人不谋而合地感受到面临一个新的课题：档案在进行数字化前的鉴定。当今之际，档案数字化，虽同高科技、高投入相陪同，但一旦形成共鸣，摆上日程，其经费和设备等问题似不难解决，然数字化鉴定，却不那么容易，它政策性强，又是劳动和常识密集型工作，至今尚缺乏明确的指导理念，弄得欠好即成为数字化的“瓶颈”，拖了档案数字化进程的后腿。因此，从某种意义上来说，档案数字化鉴定能否顺利开展，干系到档案数字化的进程，并最终影响档案信息社会化的实现。现笔者按照近来对此问题的研究和思考。提出一些管见，与档案界同行探讨。
数字化鉴定细则的制订对付数字化鉴定的实际操纵意义重大，它既是一线工作人员开展鉴定工作的依据，又是进行复审和审批的依据。由于综合性档案馆馆藏档案涉及面广，要求数字化鉴定细则能够涵盖各类内容、各类形态、各类文本的档案，以便具体进行鉴定的工作人员在实际鉴按时能有案可稽，准确作出判断。虽然一个切合实际又便于操纵的数字化鉴定细则不是等闲可以制订的，一定在大量实践根本上经历重复修订以至完善的历程，因此一般可以在经过一段时间数字化鉴定的试验后，先制订出一个开端细则，然后在实践中不绝加以增补和完善。
在数字化鉴定还没有全面开展的环境下，鉴定人员的培训主要是指对数字化鉴定根基观念认识的深化，对数字化鉴定操纵要素和技巧的探讨等，这对顺利开展数字化鉴定是十分重要的。探讨和认识深化的历程，实际上对工作人员起了培训感化。如果此后经过大量实践，在数字化鉴定方面已积累了相当的经验，并具有富厚的理性认识。这个时候才有条件对有关人员进行系统而专业的培训。
在开列数字化首选全宗时，还应该考虑将一些贵重或常用的资料列入个中，实践证明，那些贵重和常用的资料，出格是反应处所历史、行业状况，或社会政治、经济、文化根基状况的资料，其编撰自己即回收了大量原始档案，它们系统全面地记录了某一方面历史成长的进程或某一历史阶段的根基状况，作为参考资料来说具有“经典”性，操作频率很高，对付这样的资料，也应该列入数字化首选队列。
另外，一个综合性档案馆为了向社会展示和宣传馆藏中的珍品，但又必需对这些贵重档案掩护好，数字化也是一个十分抱负的途径，以数字方法存储的珍品档案，既能方便地向社会各界提供操作，又减少了直接操作所引起的对珍品档案的损坏。
总之，档案数字化鉴定包括了档案价值鉴定和开放鉴定等内容，是一种综合性鉴定，其目的是经过鉴定，将社会最需要最有价值的档案以浓缩和出色的状态提供应操作者。这种鉴定，既能满足此后网络情况下的档案操作，又可以尽可能地减少档案数字化工程的投入本钱，快速度，从而敦促和促进档案信息社会化的进程，为此应该引起档案界的充实重视。
