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水利工程建设项目档案管理的几个问题
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水利工程在其工程准备、建设实施、施工过程及竣工验收时会产生数量较多的文件资料,该类文件资料即水利工程档案,其载体形式十分丰富,包括文字、图片、音像制品、单据、凭证等。由于其是伴随着工程建设的过程而产生的,其内容记录了建设活动的各项内容,包括活动、业绩、施工经验、出现的各类问题及原因,能够直接反映出工程建设的具体过程。因此其的真实性、全面性、及时性对于工程在投产使用后的管理工作、日常维护、工程的扩建或者改造等,均有着较为深远的影响,因此需要对其进行科学的管理。
1 水利工程建设项目档案管理中存在的问题
由于水利工程一般规模较大,其信息资料也相对数量较多且十分繁杂,在管理中也出现了许多问题,具体有以下几点:①档案资料收集不及时、资料的全面性及真实性不佳工程的参与单位会由于各种原因在建设的过程中未完全收集相关资料或者信息,而是在竣工验收时才开始进行该项工作,或者仅仅为了应对验收才进行档案的管理事宜,资料收集不及时,会直接造成资料的不全面、完整性不佳,真实性无法保障;②人员对档案工作的意义没有深刻的认识,许多管理人员仅仅注重工程的施工质量,而认为档案管理是工程的附属工作,对其不重视,管理态度也较为随意,仅仅为了应对检查而采取突击整理的方式,给档案的管理工作造成了较大的阻碍与困难;③管理水平较低,设备落后档案管理部门的设备较为落后,计算机性能不佳,无法适应现代工程建设的发展,使得许多档案的分类、管理等存在许多漏洞,管理水平较低;④管理人员的技能素质有限许多单位由于人员配置及人力资源管理的原因,许多单位并没有配备专业的档案管理人员,由其他部门的人员进行该项工作,事实上,该类人员并不具备相关的专业知识及技能,或者对于资料并不熟悉,降低了档案整理的效率及质量[1]。
2 相应管理措施
2.1 完善档案管理制度
根据工程项目的各种情况及基本管理规律,制定出完整的档案管理制度,档案管理的各项均受到该制度的有效约束,贯穿整个档案管理的过程,包括信息的收集、整理、建立档案、分类管理、档案的使用、安全保密等。在一个工程竣工验收完毕后,即将该项目的各种档案资料归档,并建立专门的项目,使水利工程建设项目的档案管理工作逐步实现科学化、规范化,提高档案管理水平,并制定相应的监督机制,如建立专门的监督小组,对档案管理工作进行检查,或者不定期核查档案等,保障制度的落实到位,使之能够真正发挥出应有的作用[2]。
2.2 明确各个单位职责范围
水利工程项目需要在各个单位的共同努力与协调配合下才能完成,水利工程建设项目的档案也是来自于该类参与单位,因此对其的管理也需要各个单位一同参与,做好四纳入工作,完善档案管理工作的责任制度。先根据工程项目的各项信息及所属关系,将档案管理工作根据其形成的环节,包括信息收集、资料整理、核查、鉴别、归档、分类管理等,将责任细化,分别划分至行政人员、项目经理、财务人员、质量监督人员、工程技术人员、建设资料专门管理人员等各个部门工作者的工作范围,并将该责任直接收作项目经济合同书的条款内容,建立完善的档案工作责任制度,从责任机制上来提高档案管理工作的水平,保障工程档案的质量。
2.3 保持档案管理工作与工程建设工作的同步性
由于水利工程的形成特点,其是在工程建设的工作过程中产生的,且其各类信息会随着水利工程建设工作的发展而不断更新,因此在落实好水利工程档案管理工作的四纳入,保障档案信息的全面性及真实性的基础上,使工程的档案管理工作与工程的建设工作保持一致,有利于保障各类信息的及时性,为了达到上述目标,需要进行一系列的保障措施,具体有以下几种:①准备阶段的管理要求在项目进行筹备时,即应该直接提出各类文档信息材料的收集要求,并做好思想工作。在项目的设计阶段,应将相关设计图纸、计划方案等文件妥善保存;在施工监理、招标投标阶段需要将各项要求纳入合同条款或者协议内容,包括各项资料的产生、保存、积累、建档的规章制度等;②施工阶段的管理要求在施工中一般需要对施工进度、施工质量等进行检测,可以在该过程中加入各项文件材料产生情况的检查,不仅能够保障档案形成的合理性,两项工作同步进行也能提高管理工作的效率;③竣工验收后的措施项目在施工完毕后,竣工验收时,也需要将工程档案的核查编入工作范围。
2.4 引进先进管理技术
社会在不断进步,各项科学技术也在不断的更新换代,现代水利工程项目的档案管理也需要适应新的社会形势,达到使用者的要求而与时俱进的利用新型的管理技术管理各种档案资料,更加方便于档案资料的使用,使之能够快速的发挥其基本功能。档案管理部门应引进先进的管理设备,如性能优越的电脑,档案管理系统等,并开展各项工作,推行电子文件档案、缩微档案、磁介质档案等档案形式代替传统的纸质档案形式,逐步实现档案管理的电子化、信息化,并能够更好的开展档案管理工作的监督工作,规范档案的产生、收集、整理及分类等工作,并保持上述工作与电子档案的一致性,提高档案的全面性及准确性。
2.5 定期组织人员培训
在引进先进设备的同时,还需要相应的提高人员的技能素质,便于掌握相关设备及系统的操作方法,不断的提高工作效率及质量。档案管理部门应定期组织人员进行相关培训活动,如知识讲座、进修、外派学习等活动。学习的内容不仅需要涵盖档案管理工作的基本理论、计算机及管理系统的操作技巧、常见问题及注意事项,还需要包括英语学习、档案管理工作的积极及重要性,不断将管理人员的知识面扩宽、完善知识结构闭关提高其在、思想觉悟,深刻认识到自身工作的意义及作用。
3 结束语
我国现代社会的发展,国家对于公共建设事业的重视程度逐步加深,建设工程的数量及规模都有了较大的提升。水利工程建设作为其中重要的组成部分,其在建设的各个阶段均会产生的各种形式的信息资料,其即为水利工程的档案。其作为水利工程建设、投产使用、今后的管理、日常维护等活动的重要依据,对于工程质量及后期的安全使用有着重要意义,因此进行科学有效的管理措施是十分有必要的。在实际的管理工作中,管理人员需要全面把握工程的各项要素,如性质、规模、人员结构、管理水平、组织形式等,探索出适合实际工程的档案管理办法,提高管理水平,保障建设工程的质量、今后的安全使用及日常管理维护,实现更大的经济效益及社会效益。
参考文献
[1]张艳铃.浅析水利工程建设项目档案管理[J].科技情报开发与经济.2011,21(10):133-135.
[2]魏军霞.加强水利工程档案管理实现档案管理的现代化[J].科技资讯.2009(15):154.
作者简介:赵光明(1986-),男,汉族,内蒙古赤峰市人,助理工程师,主要从事水利工程项目建设管理,涉水企业经营管理等工作。
