[摘 要] 21世纪是数字化时代，互联网科技的应用普及和发展让各行各业在管理档案材料方面都逐步向着数字化管理方向发展。档案数字化管理能够大大提高工作效率和资料安全性，同时可以减少工作人員的数量，为学校减少财政支出。主要探讨了信息化时代背景下高职院校应该如何开展文书档案信息化建设。
[关 键 词] 高职院校；文书档案；信息化建设；策略
[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）16-0094-01
一、引言
过去高职院校在档案管理上都是以纸质形式来开展的，然而以纸质形式存在的文书档案不仅翻阅起来难度大，利用率低，且纸质材料的保管也存在很多问题，防潮等措施不到位还很容易影响其保存时间。所以，当今社会我们要努力推进高职院校的数字化档案管理工作。
二、推进文书档案数字化管理的意义
借助当今发展迅速的互联网、计算机、、扫描等一系列技术手段并将其结合起来进行综合运用，我们可以将文书档案转变成数字形式进行保管，有利于档案资料的查阅、保存以及提取利用。总的来说，高职院校推进文书档案数字化管理有以下意义：
（一）完善文书档案的管理
信息化时代以纸质材料保存资料文件的形式已经跟不上时代发展的要求了，数字化文书档案管理是全球档案领域发展的趋势。因此，高职院校要建设文书档案的信息化、数字化管理不仅是紧跟时代发展的脚步，而且对于提高文书档案管理的效率、利用率以及保存时间都有重要意义，这是完善高职院校文书档案管理体系的重要环节。
（二）有利于强化文书档案资料的安全性
高职院校的文书档案是记录一所学校的发展进程及其相关事业的重要文件，这些信息的泄露或者被不法分子用来谋取利益则将会对学校带来不可估量的影响。所有，确保文书档案的安全性非常重要。实现文书档案信息化建设则能够让我们利用先进的互联网加密等安全防护技术来保护文书档案信息，使用权限也可以做出合理分配，大大提高了文书档案的安全性。
（三）提高文书档案管理效率
如今各行各业都在推行无纸办公及办公自动化，档案管理也是如此。努力建设文书档案信息化、数字化管理，将传统的纸质材料通过现代化先进的高科技技术转化成为数字化信息将大大提高管理效率，如资料归档会变得更方便及时，档案信息的利用率也更高，通过资源共享等功能可以方便相关工作人员调取和查阅资料，档案工作人员的工作量也会大大降低。
三、文书档案数字化管理策略
（一）提高文书档案数字化管理意识
过去人们在管理文书档案方面都是以纸质材料的形式来进行的，随着科学技术的进步，数字化管理档案信息也逐渐渗透到了多个行业领域。然而国内绝大多数的高职院校都不太重视文书档案管理工作，导致学校与教职工都不够重视这一项工作，更很少会进行财政投入来建设和实现档案管理的数字化。可见，学校领导一定要重视文书档案管理工作，与时俱进，转变观念，提高学校档案数字化管理意识。
（二）提高工作人员的专业技能
对数字化的文书档案进行管理要求我们必须培养和聘请复合型人才。它要求档案管理工作人员不仅要有档案管理理论和技术技巧，同时还应该拥有一定的计算机水平。但是当前国内大多数高职院校的档案部门工作者很少同时能够拥有这两种技能，许多工作人员要么不熟悉计算机，无法运用现有的计算机等硬件设备来实现数字化管理，而专业的计算机人才又不了解与档案管理相关的理论知识与技能。为此，高职院校应该注重引进同时具备计算机技术和档案管理技能的复合型人才，并定期组织培训以培养和提升档案管理工作者的档案管理技能和计算机水平。
（三）努力推动信息化建设
21世纪是数字化时代，通过发达的信息网络技术来推动现代化档案管理的发展进步是高职院校进行档案管理的必然趋势，档案信息化建设已逐步成为现代化高职教育工作中的重要内容之一。这就要求学校尽可能地建立属于学校自身的档案管理系统和网站，并在该系统的基础上配置相应的如信息化查询系统等在内的专业化支持系统。
（四）提高文书档案信息共享水平
建设高职院校文书档案数字化管理其最终目的实际上是要真正实现信息资料的共享。从技术层面来对系统进行设计是实现资源共享的前提，为此网站建设工作人员应该结合当前的计算机技术来规范建设文书档案网站，采用规范而统一的标准来对其进行格式和软件系统的一体化建设。信息的资源共享还需要学校各部门之间加强合作与联系，在文书档案管理的标准上应该推行全校统一，这样才能有利于信息的快速传输和阅览应用。
（五）完善相关的规章制度
健全的管理规章准则是推行数字化档案管理的有效保障和前提。伴随着当今科学技术的飞速发展，信息化环境下，数字化档案管理规章准则也应该和时代需求相符，结合时代发展需求以及当前国家、国际以及行业内的相关法规制度来制定具体的规章制度，并结合本校的实际情况进行合理调整，这样才能确保文书档案数字化管理的标准化以及规范性，才能提高工作人员对数字化档案管理的重视程度，并努力将政策制度落实到位，积极认真地开展和推动数字化档案管理工作的进一步发展。
四、结束语
信息技术的广泛普及与应用以及其他科学技术的飞快发展改变了人们过去传统的生活和办公方式，文书档案管理也向着数字化方向发展，推动文书档案信息化建设已成为高职院校管理档案资料的必然趋势。为此，我们必须积极转变档案管理理念，结合日益进步的计算机技术及其他科技技术，大力推进文书档案的信息化建设，让学校的档案资料信息得以真正发挥它的本质作用，推动高职院校进一步发展。
参考文献：
[1]李琳.高校档案管理信息化建设策略研究[J].文教资料，2013（23）.
[2]周玲.浅谈信息化条件下机关文书档案管理[J].档案人语，2012（12）.
