作者：杨军 本文字数：2580
[摘 要] 高校档案工作是一项非常繁琐且劳动强度较大的管理工作，现如今多数高校档案仍以纸质材质为主，纸质档案不论是存档、查找还是利用都十分麻烦。将信息技术运用到高校档案工作中，实现档案管理的信息化，能够有效提高档案利用效率和效果，因此，档案工作信息化建设成为高校档案管理的发展主流。
[关 键 词] 高校;档案工作;信息化建设;思考
[中图分类号] G271 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）04-0184-02
高校档案是高校进行教育教学、党政管理、学生管理、科学研究、基础建设等一系列工作以及进行其他社会活动时形成的，具有保存价值的文档、图表、声音、影像等文件材料的总称，是高校发展过程的真实历史记录。档案工作是高校管理活动的重要内容之一，是学校工作的有机组成部分，档案管理工作的好坏关系到学校的正常运作和发展。目前，高校各项工作正朝着信息化的方向迈进，探讨高校档案工作信息化建设，保障档案工作全面、有序、高效开展已经成为高校档案管理人员急需解决的问题。
一、档案信息化建设工作的研究背景和必要性
信息化是当今世界社会和经济发展的必然趋势。社会信息化程度、科学技术水平的高低、网络应用及发展状况逐渐成为衡量国家现代化水平的标志之一，我国各个领域都在争先恐后地进行改革，品尝改革的成果。当前，我国高校档案管理工作普遍较为传统，对档案的开发和利用严重不足，效率低下，创新不够，跟不上时代步伐，逐渐积累了诸如制度不完善、体制不健全、人员不思进取、工作效率低下等问题。因此，当前高校档案工作要抓住信息化发展机遇改革创新，充分利用科学技术优势，发挥高校人才集中的特长，处理好档案工作中存在的问题，加快信息化建设步伐，确保高校档案工作随着社会的发展共同进步。
档案工作信息化建设，是指创新原有的档案管理技术，利用信息技术和信息化手段对传统档案管理工作进行改革。通过档案管理人员及其相关领域研究人员有针对性地开展研究，找出原有档案工作中存在问题的实质，尽可能利用新技术手段思考问题，提出改革和创新的方法策略，真正帮助高校档案工作走出传统管理模式的困境，提高服务质量和效率，进而提高档案管理综合水平。这是研究档案工作信息化建设的意义所在，也是对高校档案管理创新工作进行研究的价值所在，这项研究不仅在服务高校，也在造福社会。鉴于这样的使命，我們将高校档案工作信息化建设的研究工作提上重要日程。
二、当前高校档案工作的现状及存在的问题
（一）高校档案管理工作人员缺乏先进的管理理念
由于长期受到传统档案管理理念、方式、方法的影响，高校档案工作几十年如一日，存在设施、设备老化，工作机械、被动，人员学习氛围不浓，管理方式传统、陈旧等问题。而且，档案工作在许多高校通常无法受到校领导及其他部门的重视，容易成为高校日常管理工作中的薄弱环节，进而影响到全校整体的可持续发展。此外，很多高校档案管理工作人员缺乏档案知识的素养，不具备档案工作创新意识，大多数人没有把自身工作重视起来，把档案工作看作是对档案资源简单的“收、管、存、用”，至于如何收全、如何保存、如何提高工作效率，如何将档案的效用发挥好，没有去多想，更没能主动学习先进的管理理念，没能真正实现与信息时代接轨，由此使高校档案工作信息化建设严重迟滞。
（二）高校档案管理工作人员专业素质不高
当前高校档案馆管理人员人数不足，文化偏低、专业性不强等问题很突出。很多工作人员所学的专业知识与档案管理基本不相关，只是由于工作的安排和调整才进入档案系统。此外，很多人对档案馆存在偏见，认为档案馆是“养闲人”的地方，尤其是高校档案馆，他们“自觉”认为，高校档案馆办公环境好，工作清闲，待遇稳定，而且压力还不大，这些认识使高校档案馆成为人员层次和性质最为杂乱的地方，除了为数不多的正式在编人员外，还有数量不少的教工家属、临时工等人员，这类人员不具备基本的档案专业知识，来馆里工作后才开始慢慢接触、学习，因此，能让其完成档案管理基本工作已属不易，更不能要求做出创造性、创新性工作了。其实，档案工作信息化建设是一项复杂的系统工程，需要同时具备档案学相关知识和一定的现代化网络技术、信息技术的人来实施，由此看来，人的因素非常重要，人事管理制度的改革以及档案管理人员自身素质的提高成为需要迫切解决的问题。
（三）高校档案利用效率低，档案功能单一
高校一般保存着教学、科研、党政、人事、财务、基建、学生等11类档案，名目繁多，数量庞大。如今，高校依靠传统档案管理方式进行管理，费时费力，工作不见成效。对馆藏档案的利用还属于简单利用，当用户前来查档，工作人员需要找出实体档案进行复制，再提供给用户使用。从程序上看，传统档案工作利用方式单一、繁琐、被动，从效果上看就是效率低下，不能满足用户需求，不能发挥档案应有的作用。此外，由于用户对档案的需求是有限的，高校档案中使用率高的是教学和人事档案中的部分档案，这导致多数档案在存档后便被束之高阁，成了“死档”，，没能得到有效利用，失去了档案存在的价值。
三、对高校档案工作信息化建设的思考
（一）转变观念，树立信息化管理的先进理念
近几年，档案越来越受到重视，高校领导也在慢慢转变观念，增加对档案工作的关注和基础设施的投入，切实要将档案工作的开展和全校整体的发展协调起来。但我们也看到，档案工作本身并没有发生多少改变，依旧沿用较原始的方式进行管理，档案的重要作用没有得到充分体现。
