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民办高校文秘工作困境及对策分析

2022-01-06  |  点击:  |  栏目:论文中心

本文作者:李芳 发表期数:现代职业教育 2021年49期 本文字数:2583

  [摘           要]  文秘工作是民办高校办公室日常工作的重要组成部分,在国家教育改革新形势下,其重要性日益凸显。做好文秘工作,对于提升民办高校管理水平、降低行政成本、实现高质量发展具有重要意义。 但从其现状来看,,民办高校文秘工作仍存在一些现实困境,以民办高校漳州科技职业学院为例,通过分析文秘工作的特征、重要性、现实困境,提供相应的改进措施,助推民办教育事业高质量发展。
  [关    键   词]  民办高校;文秘工作;困境;对策
  [中图分类号]  G712                   [文献标志码]  A                   [文章编号]  2096-0603(2021)49-0106-02
   一、引言
   随着国家支持和促进民办教育发展的新法新政陆续出台,民办高校迎来了新的发展机遇与挑战,作为民办高校中枢机构的学校办公室,其自身职能也在不断发生变化,这些都对文秘工作提出了新的更高的要求。各民办高校应予以重视,针对高校办公室文秘工作存在的现实困境,采取切实有效的改进措施,促进文秘工作者的业务能力提升,为学校事业发展精准发力。
   二、民办高校文秘工作特征
   民办高校办公室和公办高校一样,都是学校管理的“神经中枢”和机关单位对外的“形象窗口”,处于承上启下、协调左右、联系内外的重要位置。文秘作为该机构的基础组成部分,主要负责组织起草学校规划、总结、报告、简报及对外公函,行政主要领导活动文稿、信息收集、会议组织、信访处理、督查督办、调查研究、协调关系等工作。
   (一)专业性
   民办高校文秘主要承担“以文辅政”的职能,日常要处理大量的文字综合性工作,需要将校级领导的决策、指示以及学校的方针、计划行文,因而需要较强的文字功底,同时需具备基本的公文处理技巧,因而高校文秘工作具有专业性要求。
   (二)综合性
   民办高校办公室是一个综合统筹性部门,文秘工作者应对的事务通常涉及多个部门,需要统揽全局、保持信息灵通,在文字组织方面更是考验其全局观及综合素养。如为保障会议的顺利组织、活动的有效开展,文秘工作者就需要与多个部门成员进行沟通协作,才能确保各项筹备工作及工作流程开展到位。
   (三)服务性
   民办高校文秘工作自身具有服务性质,在做好本职工作、服务本部门发展的同时,还应牢固树立服务理念,围绕学校中心工作,服务领导和广大师生,要在准确理解各个时期学校的重要工作和工作思路的基础上,在文字上发力,完成领导交办的各项工作任务,助推学校事业开展。
   (四)保密性
   民办高校文秘作为校级领导的重要参谋助手,工作范围涉及组织的方方面面,这就使得文秘工作者成为保密工作的密切接触者,在绝大多数情况下他们都是学校机要工作的直接参与者,有时甚至介入到机要保密工作的全过程,所以其工作特征具有一定的保密性。在撰写涉密文稿时,文秘工作者要自觉做好保密工作,无论是拟稿、审查、修改还是最后的签发环节都要做到保密。
   三、民办高校文秘工作的重要性
   (一)在民办高校领导决策过程中发挥参谋助手作用
   随着职业教育改革的不断深入,民办高校面临着新的机遇和挑战,如何带领学校融入改革发展浪潮,促进学校实现转型升级是高校领导面临的重大使命和任务。作为领导讲话、总结材料的执笔者和领导事务的协办者,高校文秘的参谋助手职能的重要性日益凸显。作为高校文秘工作者,应充分发挥岗位优势,对学校信息进行收集、分类整理和研究判断,提炼确实有用的信息、合理化的建议和备选方案给校领导,为领导科学决策提供合理化的建议。
   (二)在民办高校领导和师生员工之间发挥桥梁纽带作用
   高校办公室文秘工作在高校管理中发挥着承上启下、参谋助手的作用,为学校领导服务、为基层工作服务是其基本职能,是学校领导工作的必要补充。在日常工作中,高校办公室文秘工作的重要内容就是通过上情下达和下情上达,及时准确地传达学校领导的决定,解释学校的有关文件、会议精神,同时通过详细的调查研究将各学院、部门和广大师生的真实情况传达给学校领导,充分发挥桥梁纽带作用。
   (三)在民办高校各部门之间发挥信息员和督导员作用
   民办高校办公室是一个综合性部门,需要围绕学校中心工作统筹、协调相关部门开展业务,高校文秘工作者在辦文、办会、办活动的具体过程中,充当着信息员和督导员的重要角色,在学校重大决议事项和会议精神的执行方面,办公室文秘工作者承担着反复跟进、督促、落实、反馈职责,是领导真正的“督导员”和“信息库”。
   (四)在民办高校对外关系中发挥窗口示范作用
   民办高校办公室文秘工作者是学校对内外的重要形象窗口,由文秘工作者执笔的学校性总结报告、上报材料或对外公文,是学校学术形象及号召力输出的有效途径,文秘工作者在处理行政事务过程中,在广大教职员及师生中展现出的形象,一定程度上关乎学校的整体形象和管理水平,发挥着窗口示范的关键作用。
   四、民办高校文秘工作面临的现实困境
   (一)政治站位不高
   民办高校文秘工作者普遍存在大局意识欠缺、政治站位不高等问题,民办高校对文秘工作的重要性认识不足,导致文秘工作者往往充当的是行政事务的简单执行者,与上级部门主管,特别是校领导之间缺乏行之有效的沟通,是学校重要事件的边缘性人物,在撰写重要学校层面的材料时,只能“断章取义”,政治站位始终提不上去,缺乏必要的理论高度,难以与领导实现“同频共振”,是文秘工作者面临的一大现实困境。

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