作者：李宗斌 本文字数：2508
[摘 要] 当今社会是信息化的社会，对于事业单位来说，档案管理是管理事业单位工作人员的重要举措之一，对事业单位档案管理实行信息化已经成为我国事业单位档案管理行业的共识。近年来，我国事业单位档案管理信息发展速度非常快，理论发展相对成熟，随着计算机技术以及数字化技术的发展，事业单位档案管理已经逐步从传统的纸质版档案保存转换为数字化档案保存。对事业单位档案管理员来说，利用计算机技术和互联网技术对档案进行管理是一个挑战。为解决事业单位档案管理信息化中存在的问题，主要介绍事业单位档案管理信息建设存在的主要问题，以及进行信息建设的必要性，最后提出了事业单位档案管理的几个策略，为从事档案管理的工作人员提供参考。
[关 键 词] 事业单位;档案管理;信息化建设;档案保存
[中图分类号] G271 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）11-0228-02
一、事业单位档案管理信息建设的主要问题
随着计算機科学技术的迅速发展，各行各业都开始信息化建设。对我国的事业单位而言，档案管理工作也开始进行档案管理的信息建设，因此档案管理工作模式和工作方法发生了很大的改变。
随着档案管理的信息建设，档案管理工作已经开始向信息化方向转变，在我国很多地区事业单位信息建设工作已经展开，然而，很多信息化的方式方法并不适应时代和科技的发展，造成了一定的事业单位档案管理信息建设的问题。
1.对于部分事业单位而言，很多单位在进行事业单位档案管理信息建设的过程中，缺少科学合理开发信息资源的措施。对于事业单位档案管理信息建设的信息资源存在重复加工的问题或收集信息不全的问题。如果事业单位收集档案信息重复而事业单位的工作人员较多，这就会给信息建设增加很大的工作量;如果事业单位收集档案信息不全面，信息资源内容比较少，在日后调用人员档案的时候会出现问题，很多信息调用不出来。
2.事业单位档案管理信息建设中，对档案的安全缺乏基础的保险措施。事业单位人员非常多，很多工作人员的档案信息具有几十年的档案资料，很多事业单位在进行档案管理信息建设时，没有注意到保护信息资源的重要性，一些国家的机密或者个人隐私的档案资料没有受到特殊的保护或者加密处理，容易造成资料泄露。
3.很多事业单位对档案管理信息建设工作，没有给予足够的重视，很多单位让工作能力不强的工作人员负责此项工作，在具体开展事业单位档案管理信息建设工作的时候，没有具备专业素养和经验的人才来进行信息建设，这会极大地降低事业单位档案管理信息建设效率。很多工作人员认为事业单位档案管理信息建设不重要，在工作中存在插科打诨的问题，在信息处理方面具有消极的工作情绪，，在遇到工作困难的时候还会出现畏难的情绪。
4.档案检索在事业单位档案管理信息建设中非常重要，因为我国的事业单位工作人员数量庞大，在调用档案的时候，如果没有档案检索就会花费大量的时间。现在，事业单位档案管理信息建设的档案检索方式主要是采用计算机检索或手工检索两种方式。很多事业单位没有给予具体检索足够的重视，档案检索程序没有得到良好的处理和开发，在具体管理过程中还有可能会出现重叠等错误现象。
二、事业单位档案管理信息建设的必要性
随着计算机和互联网技术的不断发展，事业单位档案管理信息涉及的数据量非常大，工作人员的数据多种多样，因此事业单位档案管理信息建设已经成为事业单位档案管理的一个必然发展趋势。事业单位档案管理信息建设主要是利用数字化技术进行档案管理工作，这也是我国档案管理工作未来的主流管理方法，在日常事业单位档案管理工作中具有重要意义。
1.对机关事业单位档案管理来说，如果能够实现事业单位档案管理信息建设，将事业单位日常工作中形成的资料与数据收集起来。通过事业单位档案管理信息建设，可以将这些信息整合在一起形成长效机制，便于事业单位管理更加规范和高效。
2.事业单位档案管理信息建设能够促进工作人员进行档案管理的效率，在查询和借阅档案时候的效率会有很大的提升。对于事业单位的档案管理员来说，如果仍然沿用传统的档案管理方式，每个工作人员都有很多的资料，纸质档案数量巨大，在查询档案的时候会花费工作人员的大量时间。过去在查询档案的时候，档案管理员只能根据顺序保存在档案架或档案柜中，借助档案目录查阅或确定档案存放位置，继而找到档案。经过事业单位档案管理信息建设后，档案管理员可以通过信息检索来提高档案查询的效率。
3.传统的档案管理中，主要是采取纸质档案的保存方式。很多纸质档案的原件字体大小不一、字迹颜色和笔迹都存在很大的差异、纸张材料及薄厚程度往往也有所不同，这对提高档案管工作效率不利。事业单位档案管理信息建设可以统一档案的内容、字体及字迹等，用数字化统一的方法极大地减少了纸质档案保存的弊端，同时使档案数字化信息保存方便快捷，效率高。
4.事业单位档案管理信息建设主要是利用网络平台和电子平台实现对档案的管理，通过建设平台或者磁盘的方式，将事业单位的工作人员将档案信息录入到信息建设中。这是对档案管理模式的创新和优化，和传统的档案保存方式相比节约纸质资源，是一种环境友好型的档案管理方式，同时对于资料本身而言，事业单位档案管理信息建设能够提高档案资料的完整性和安全性。
