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基于“SWOT”分析视角下的秘书学专业档案管理课程研究与实践

2021-08-23  |  点击:  |  栏目:论文中心

  [摘           要]  在“SWOT”视角下分析秘书学专业的档案管理课程发展现状,总结其内部与外部的优势、劣势所在,提出相适应的提升途径,为更好地促进高校秘书学专业健康、可持续发展提供参考意见。
  [关    键   词]  秘书学;档案管理;课程研究
  [中图分类号]  G642                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603(2021)15-0076-02
   SWOT分析法(也称TOWS分析法、道斯矩阵)即态势分析法,20世纪80年代初由美国旧金山大学的管理学教授韦里克提出来,是一种能够较客观而准确地分析和研究一个单位现实情况的方法。SWOT分别代表:strengths(优势)、weaknesses(劣势)、opportunities(机遇)、threats(威胁)。将“SWOT分析法”应用于秘书学专业档案管理学课程,有利于准确地把握档案管理学课程现阶段的特点,从而使研究思路和建设目标更具针对性、可行性和科学性。
   一、秘书学专业档案管理学的“SWOT”分析
   (一)strengths:内部优势
   1.基础性。档案管理学是秘书学专业的核心课程,是为机关、企事业单位培养从事文秘、档案、办公室文员、行政助理为目标的应用型课程。作为秘书学专业的学生,一方面要学习档案管理学的基础知识、基本理论、基本方法;另一方面要能够较为娴熟地将所学理论知识应用到实际工作中去,具备从事秘书工作的素质和技能。
   2.实践性。一是使学生在理论学习的基础上能更熟练地掌握文书处理以及档案管理的系列职业技能,并能熟悉国家对文书处理、档案管理所颁布的有关法律法规,使之能更科学、合理合法地处理文书、档案的相关工作,为其从事文秘工作奠定一定的基础;二是掌握现行机关和其他社会组织通用的公务文件的特点与功能、种类与文种选择规范要求等基本知识;三是掌握现代办公环境中组织、控制和开展文件工作的基本理论、原则、制度、方法技能以及最新操作规范,培养具有复合型知识结构的高素质办公、办文人才;四是通过学习掌握秘书文档与信息管理的基本理论,了解本学科理论前沿知识、不同的学术观点以及最新发展动态和研究成果。
   3.系统性。档案管理学课程是一门系统性很强的课程,课程主要内容包括:文书的处理、文书立卷与归档、档案与档案工作、档案的收集、档案的整理、档案的鉴定工作、档案的保管等。从前期文件的形成到文件结束使用周期转变为档案,每一阶段是一环套一环,循序渐进,要求学生对档案的来龙去脉有清楚的认知,并能系统把握档案流程。
   (二)weaknesses:内部劣势
   1.教材内容的偏差性:从现行关于档案管理教材来看,一是整体呈现出版时间早现象,以“十一五”“十二五”系列教材居多,教材内容的与时俱进性有所欠缺;二是多为职业教育规划教材,本科规划教材较少;三是以对纸质档案管理的阐述为主,电子文件管理比重较低。
   2.学生认知的趋同性。一是学生不重视,尽管档案管理课是秘书学专业的核心课程,但是学生对档案管理的认知大部分停留在简单的“收拾文件”层面,觉得档案管理没有技术含量,没有挑战性,从而对档案管理缺乏探索的求知欲;二是学生不喜欢,学生不愿意接受自己毕业后从事档案管理工作,,认为档案管理工作过于枯燥,只与“物”打交道,是“冷门”,群体不喜欢倾向明显。以笔者所在学校2020届秘书学专业学生为例,56人中,仅2人毕业论文方向选择了档案管理,占比3.6%;仅1人就业直接选择了档案管理工作,占比1.8%。
   3.教师队伍的不稳定性。档案管理课程的教师队伍参差不齐,档案管理课程教师非科班出身的现象比较普遍,部分高校聘用具有档案管理工作经验的学校教辅管理类人员或校外人员担任授课老师,尽管这类教师的实践经验比较丰富,但是他们工作流动性比较大。
   4.实训场地的严重欠缺。秘书学专业的实训室主要是满足会务管理、办公自动化、秘书礼仪等需求,鲜少会建立档案管理实训室,学生基本上没有实训机会。值得一提的是,随着办公自动化的发展,档案管理偏信息化管理的趋势也愈发明显,档案馆在以接收纸质档案为主向电子化档案为主的工作方式转变中。电子化档案的接收、鉴定、入库、保管等过程必须建立在实操的基础上,才能培养学生对档案管理由浅入深的认知。
   (三)opportunities:外部机遇
   1.文秘人员需求量大。文秘人员的市场需求大,一是由于部分岗位门槛相对较低,往往是学历不高或急于就业学生的首选;二是文秘岗位需求比较均衡,不同领域、不同行业都有文秘人员需求,公司(企业)文化需要文秘人员从“点”到“面”上建设和串联;三是文秘岗位对口专业的需求意识抬头,公司(企业)愈发倾向直接招聘到专业技能强、培训期短、适应快的员工,经过专业培训的文秘专业学生往往更具竞争力,也更受青睐。
   2.设置秘书学专业的高校不断增加。全国设置有秘书学专业的高校目前是152所,根据教育部公布的全国普通高等学校现为2688所(含独立学院266所),设置秘书学专业的高校占比6%,而152所高校中的师范类院校为53所,占比35%,预计师范类院校开设秘书学专业的还会有量的增加。
   3.秘书学专业办学层次的提升。目前暨南大学、首都师范大学等都有秘书學方向的研究生招生。办学层次的提升对秘书学专业的学生而言有了更好的发展途径,也为其他考生报考秘书学专业提供了更广阔的选择空间。

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