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高校档案管理工作现状及优化策略

2022-09-20  |  点击:  |  栏目:论文中心

本文作者:陈露露 发表期数:现代职业教育 2022年28期 本文字数:2687

  [摘           要]  随着社会的不断发展,人们对教育事业也越来越重视。在这种背景下,各院校都加大了投入力度,完善自身建设,以期能够更好地为学生学习提供更优质的服务。其中高校档案工作是一项非常重要的内容,它关系着每一名大学生未来成长道路上的大事,其管理与服务显得尤为重要。因此,就当前我国高等院校档案工作现状进行分析,并提出一些有效的对策和建议。
  [关    键   词]  高校;档案管理;优化策略
  [中图分类号]  G647                    [文献标志码]  A                  [文章编号]  2096-0603(2022)28-0172-03
   高校档案管理是指高等学校按照国家法律法规、政策及要求,结合本校实际情况,通过各种途径收集、整理和保存有关高校的历史资料和信息资源,为教学、科研等提供依据。从某种意义上说,它是一个学校办学水平和管理水平的综合体现。然而,近年来,由于种种原因,很多高校档案管理工作进展缓慢,甚至停滞不前,这不仅影响了学校正常教学秩序和教学质量,而且给学校造成一定的损失,严重制约了高等教育改革的深化,阻碍了高校各项事业的健康有序发展。所以,如何加强高校档案建设,提高高校档案工作效率,已成为摆在我们面前亟待解决的重要问题。
   一、高校档案管理工作現状
   高校档案管理主要服务于两个方面:一是更好地为教学科研服务,即为教学科研提供各种信息资源,以保证教学科研活动顺利进行;二是为广大师生服务,即为他们提供优质高效的服务。目前,大多数高校都建立了专门的档案管理部门,配备相应人员负责档案工作。但从总体上看,这些机构设置比较分散,职能定位不清晰,缺乏统一协调和整体性。有的只是将档案业务工作交由档案室来完成,如档案馆、资料馆、图书情报中心或办公室等。这样做虽然有利于各业务部门及时了解掌握本单位档案工作动态,但是却忽视了各职能部门之间的联系,不利于实现档案信息共享。因此,如何加强学校档案信息化建设是一个值得探讨的问题。
   (一)档案意识薄弱,档案观念陈旧
   长期以来,受传统思维模式的束缚,部分人认为档案管理就是简单地收发材料,档案工作人员只要把文件送到档案库即可,没有什么新思想、新思路和新方法可以运用到实践中去。随着高校扩招规模不断扩大,原有的人事档案管理工作已远远不能适应新形势下人才开发的需要。同时,由于对现代科学技术认识不足,在日常管理过程中重技术轻法治、重保管轻利用等原因,致使许多档案资料被束之高阁,长期处于“沉睡”状态。这些都严重影响了档案工作服务功能的充分发挥。
   (二)档案管理制度不完善
   管理制度不够健全,管理手段落后。现行档案管理制度规定,高等学校档案管理实行集中管理与分散管理相结合的管理体制。这种管理模式存在以下弊端:
   1.管理制度不完整。在实际工作中,由于管理部门之间缺乏联系和沟通,致使各单位档案分散存放,造成不少不必要的浪费。同时也容易造成档案资料遗失、损坏等情况。如档案法等法律没有明确规定高校档案应如何保管;学校的一些规章制度未列入教学计划或教学文件材料归档范围等。这就使得许多高校档案处于无人管状态,从而形成了大量“死”档、乱档。而且随着时间的推移,,其数量会越来越多,将会严重影响整个学校各项业务活动的开展。这些都是目前我国高等院校普遍存在的问题,因此,建立健全相应的档案管理制度显得非常重要。然而,从实践来看,许多院校的档案管理还不能适应新形势发展需要。
   2.规章制度执行不严。有些学校的有关规章尚未得到严格执行,甚至出现越权处罚现象,给管理工作带来困难。另外,一些单位的规章制度没有与自身的特点相结合,不具有可操作性,致使规章制度难以贯彻执行。同时由于对管理制度缺乏必要的了解和认识,也容易造成管理上的失误。此外,在工作中往往会产生这样那样的矛盾,影响了管理水平的提高。
   (三)档案管理手段相对滞后
   随着信息技术的迅猛发展,计算机已广泛应用于各行各业。如何利用计算机来处理档案数据并将其应用到实际中成为摆在我们面前的一项紧迫任务。目前,我国大部分高校都采用传统的手工方式收集和整理档案,这不仅工作效率低下而且质量差,同时还存在大量重复劳动,使档案资源得不到充分利用。另外,许多重要资料长期处于“无人翻阅”状态,无法为广大用户提供使用价值,甚至有可能造成丢失或损坏等严重事故,从而极大地影响了高校的社会地位。而传统的手工检索方法已经不能适应现代社会发展需要,也难以满足学校师生对信息日益增长的需求。为此,应积极开发和推广档案管理信息系统,以实现资源共享,高校迫切需要建立一套先进、科学的档案管理办法。
   (四)档案重保管轻利用
   长期以来,我国高校档案馆在保存与开放方面一直存在矛盾。这种状况不仅不利于馆藏资源的合理开发利用,还直接影响到整个国家档案事业的健康快速发展,因此必须尽快加以解决。目前,许多高校档案馆都把“以档养馆”作为一项重要措施来抓。但由于种种原因,这一工作未能得到真正落实。究其原因主要是没有将档案的保护问题放在应有的位置。事实上,任何一个事物或现象都有其产生和消亡的原因,而造成这些原因的根源则在于对该事物或现象认识不足,或者不了解它所发生、存在和消失的条件。
   (五)档案管理人员素质亟待提高
   当前,我国各地区经济文化发展极不平衡,一些发达地区在信息革命浪潮中取得巨大成功,而落后地区却举步维艰,难以跟上形势。各级各类高校档案馆普遍面临人才匮乏、队伍老化及业务素质低等诸多难题,致使许多单位无法适应社会信息化建设的需要;有些高校甚至连最基本的业务技能也不能满足时代要求,更谈不上为国家和人民提供优质服务,严重制约着档案事业的进一步发展。因此,要想加快档案现代化建设步伐,首先要培养一支高素质的人才队伍。只有不断加大人才培养力度,才能从根本上解决问题。

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